Die PHM Deutschland GmbH und ihre Tochtergesellschaften (im Folgenden „PHM Gruppe“ genannt) bekennen sich zu ihrer unternehmerischen Verantwortung zur Achtung der Menschenrechte und umweltbezogenen Pflichten. Daher verpflichten wir uns, Menschenrechte im Rahmen unserer eigenen Geschäftstätigkeiten sowie in unseren Lieferketten zu achten, Betroffenen von Verstößen gegen menschenrechtsbezogenen oder umweltbezogenen Pflichten Zugang zu Abhilfe zu ermöglichen und diesbezüglichen Risiken vorzubeugen bzw. sie zu minimieren. 

Das Beschwerdeverfahren ermöglicht es allen in- und externen Personen, auf menschenrechtliche oder umweltbezogene Risiken und Pflichtverletzungen hinzuweisen, die durch das wirtschaftliche Handeln eines Unternehmens der PHM Gruppe im eigenen Geschäftsbereich oder eines Zulieferers entstanden sind. Hinweise oder Beschwerden können im Hinblick auf alle Risiken oder Pflichtverletzungen abgegeben werden, die von § 2 Abs. 2 und 3 LkSG erfasst sind.

Zu den menschenrechtlichen Risiken gehören insbesondere:

·         Verbot von Kinderarbeit
·         Verbot von Zwangsarbeit und allen Formen der Sklaverei
·         Missachtung von Arbeitsschutz und arbeitsbedingten Gesundheitsgefahren
·         Missachtung der Koalitionsfreiheit, Vereinigungsfreiheit und Recht auf Kollektivverhandlungen
·         Verbot der Ungleichbehandlung in Beschäftigung
·         Verbot des Vorenthaltens eines angemessenen Lohns
·         Zerstörung der natürlichen Lebensgrundlagen durch Umweltverunreinigungen
·         Widerrechtliche Verletzung von Landrechten
·         Verbot der Beauftragung oder Nutzung privater/öffentlicher Sicherheitskräfte, die aufgrund 
          mangelnder Unterweisung oder Kontrolle zu Beeinträchtigungen führen können

Zu den umweltbezogenen Risiken gehören:

·         Verbotene Herstellung, Einsatz oder Entsorgung von Quecksilber (Minamata-Übereinkommen)
·         Verbotene Produktion oder Verwendung von persistenten organischen Schadstoffen (POP) im 
          Anwendungsbereich des Stockholmer Übereinkommens (POPs-Übereinkommen) sowie nicht 
          umweltgerechter Umgang mit POP-haltigen Abfällen
·         Verbotene Ein-/Ausfuhr gefährlicher Abfälle im Sinne des Basler Übereinkommens

Das Beschwerdeverfahren dient als Frühwarnsystem, um möglichst frühzeitig Hinweise auf menschenrechtliche oder umweltbezogene Risiken oder unzureichende Präventions- und Abhilfemaßnahmen zu erhalten und aufgeworfene Probleme zu lösen, bevor Menschen oder die Umwelt tatsächlich zu Schaden kommen.

Durch das Beschwerdeverfahren erhalten Personen oder Personengruppen Zugang zu angemessener Abhilfe. Sie erhalten die Möglichkeit, über den Verdacht einer unmittelbar bevorstehenden oder tatsächlichen Rechtsverletzung zu informieren, sodass Schäden unmittelbar abgewendet oder minimiert werden können.

Hinweise und Beschwerden können vertraulich über das unter phm.mhl-hinweisportal.de erreichbare Portal gemeldet werden.

Nachstehend wird der Verfahrensablauf einer eingehenden Beschwerde aufgeführt.

Spätestens nach einer Woche bekommt der Einreichende (im Folgenden auch einheitlich ”hinweisgebende Person” genannt) eine Eingangsbestätigung.

Die Beschwerden oder Hinweise werden zu Beginn zentral geprüft, um festzustellen, ob der gemeldete Sachverhalt ein menschenrechtliches oder umweltbezogenes Risiko oder eine Verletzung von menschenrechts- oder umweltbezogenen Pflichten im Sinne des LkSG darstellt. Dabei wird auch geprüft, welche Gesellschaft oder welcher Geschäftspartner von der Meldung betroffen sind. Soweit die Beschwerde oder der Hinweis plausibel und relevant sind, wird ein Prüfverfahren eröffnet.

Auf Basis der durchgeführten Prüfung der Beschwerde oder des Hinweises werden angemessene Maßnahmen - einschließlich arbeitsrechtlicher und präventiver Maßnahmen - getroffen. Wird im Zuge der Sachverhaltsklärung festgestellt, dass eine Verletzung von menschenrechts- und/oder umweltbezogenen Pflichten unmittelbar bevorsteht bzw. bereits stattfindet, werden unverzüglich Abhilfemaßnahmen eingeleitet. Die mit dem Beschwerdeverfahren befassten Personen verfolgen nach, ob und inwieweit die Abhilfemaßnahmen umgesetzt werden. Die hinweisgebende Person wird vom Ermittlungsergebnis informiert, wenn sie namentlich bekannt ist und sofern eine Kontaktmöglichkeit besteht.

Die Wirksamkeit des Beschwerdeprozesses und die Eignung der Verfahrensordnung werden regelmäßig oder anlassbezogen im Hinblick auf eine veränderte Risikolage überprüft.

Alle Informationen, wie beispielsweise personenbezogene Daten und sonstige Informationen, die Rückschlüsse auf die Identität der hinweisgebenden Person ermöglichen, werden vertraulich behandelt. Dies gilt auch nach Abschluss des Verfahrens. Die mit der Bearbeitung der Beschwerde bzw. Hinweise betrauten Personen sind nicht an Weisungen gebunden. Sie sind zur Verschwiegenheit und einem sorgsamen Umgang mit den Informationen, die von der hinweisgebenden Person zur Verfügung gestellt werden, verpflichtet. Sie werden entsprechend geschult und sind mit ausreichend zeitlichen Ressourcen ausgestattet. Die PHM Gruppe und ihre verbundenen Unternehmen schützen hinweisgebende Personen vor Benachteiligung oder Bestrafung aufgrund einer Beschwerde. Auch anonyme Meldungen sind möglich.

Stand: 3. Juni 2024